Het geheim van een geslaagde ERP-implementatie? Projectmanagement!

“Het is heel simpel: bekijk uw ERP-project als een werf.” Jürgen Vanhee, hoofdprojectleider bij bouwbedrijf Vandenbussche uit Aalter, windt er geen doekjes om.

Typerend voor dit soort bedrijven, zo bleek uit het rondetafelgesprek dat we midden maart met enkele klanten uit deze sector hadden opgezet. Net als Anne Froidmont, commercieel directeur bij Houben, gaf hij de deelnemers enkele bruikbare tips om een ERP-implementatie vlot te laten verlopen met behulp van projectmanagement.

“Het begint al vóór de implementatie zelf”, begon Jürgen Vanhee. “Het loont namelijk om key users te betrekken bij de keuze van de software, onder andere door hen input te laten leveren voor het opstellen van het lastenboek. De keuze van de juiste key users is natuurlijk ontzettend belangrijk. ‘Hoe groter de meute, hoe groter de leute’, zeggen ze bij ons. Dat is dus niet de bedoeling, voor alle duidelijkheid. Te veel deelnemers zorgt enkel voor onnodige discussies en vertraging. Eén à twee personen per afdeling volstaat.”

Volgens Jürgen Vanhee heeft zo’n project bovendien maar kans op slagen als de directie een duidelijk signaal geeft over het belang ervan. “Iedereen in de organisatie moet daarvan doordrongen zijn. Het project moet worden uitgevoerd met dezelfde intensiteit en nauwkeurigheid als het werk dat u voor uw klanten uitvoert. Het is eigenlijk heel simpel: bekijk uw ERP-project als een extra werf.”

Verboden te werken

Anne Froidmont van het Limburgse bouwbedrijf Houben treedt Jürgen Vanhee volmondig bij: “Er moet een aanzienlijke intensiteit zijn waarmee men met het project bezig is. Met één dag per maand geraakt u niet vooruit, want dan bent u een groot deel van de tijd bezig om terug de draad op te pikken.”

Om deze richtlijn consequent toe te passen, is een aanzienlijke discipline vereist van de medewerkers. “Dat zorgt soms voor een lichtjes absurde situatie”, vertelt Jürgen Vanhee. “Zo moesten we tijdens opleidingssessies onze collega’s goed in de gaten houden. Niet omdat we bang waren dat ze hun tijd zouden zitten verprutsen, maar om te vermijden dat ze eigenlijk zaten te… werken. De verleiding om mails te checken, rapporten af te werken, etc. bleek enorm groot.”

Changemanagementexpert Renaldo Delabie herkent het fenomeen: “Personeelsleden de toestemming geven om aan het ERP-project te werken, heeft inderdaad gevolgen. Dat betekent bijvoorbeeld dat u tijdelijk minder tijd hebt om aan uw klanten te besteden. We zijn het gewoon om klanten voorrang te geven, dat zit er echt ingestampt, maar tijdens een ERP-project moet u daarvan afstappen om de timing niet in gevaar te brengen.”

Handleiding voor dummies

Een degelijke opleiding, zoals hierboven al werd vermeld, is uiteraard noodzakelijk om de implementatie van een ERP systeem tot een goed einde te brengen. Een interessante tip: blijf ook nog opleidingen geven nadat software al in gebruik is, bijvoorbeeld in project- en werfleidersvergaderingen. Volgens Jürgen Vanhee hoort daar ook een zeer uitgebreide handleiding bij, die u best ook door de key users laat opstellen. “Laat ze gerust een handleiding voor dummies maken”, stelt hij. “In onze versie is iedere klik, ieder scherm gedocumenteerd. Het is beter iets te gedetailleerd dan dat er ergens een onderdeel ontbreekt.”

Volgens Anne Froidmont van bouwbedrijf Houben heeft het maken van een eigen handleiding nog een ander groot voordeel: “Op die manier zijn alle voorbeelden die worden gebruikt om iets uit te leggen gebaseerd op de eigen praktijk, op de leefwereld van de gebruikers. Daardoor zijn ze meteen voor iedereen duidelijk.”

Download gratis:
Compleet Verslag Ronde Tafel voor de Bouwsector

Uw download zal automatisch starten, indien niet: , klik hier.