[Interview] Succesvol change management vereist een bepaalde ‘sense of urgency’ van bij de start

Bij het horen van change management denken mensen vaak aan de zachte, communicatieve (en vaak niet meetbare) kant van de verandering. Niets blijkt minder waar, ook de harde resultaten worden in een veranderingsstrategie meegenomen. Wij vroegen Anouk Schoenmakers van bluecrux naar haar kijk op change management en wat zij belangrijk vindt. Ad Ultima Group leerde bluecrux reeds kennen bij één van de gemeenschappelijke klanten VCST.

Anouk Schoenmakers bluecrux

Anouk Schoenmakers ©bluecrux

De gemene deler: VCST

Ad Ultima Group werkte met bluecrux samen aan het succesvolle veranderingstraject van VCST, een producent van onderdelen voor de automobielindustrie. Hierbij stond bluecrux in voor het business transformation luik en Ad Ultima Group voor de implementatie van enkele belangrijke technologieën.

“VCST kwam begin 2017 met de vraag om hen te begeleiden bij hun digitale transformatie”, legt Anouk Schoenmakers van bluecrux uit. “Het bedrijf moest transformeren om te blijven overleven. Het uitwerken van de smart factory visie (wat is de toekomst van de fabriek, met welke resultaten voor ogen?) deden we nog voor het opstarten van de nieuwe systeemimplementaties. In onze samenwerking met Ad Ultima Group bleek al snel dat we dezelfde visie deelden, samen de klant helpen hun doelen te realiseren. Een ecosysteem dat goed samenwerkt naar een gemeenschappelijk doel is trouwens een belangrijke sleutel tot succes.”

Wanneer kies je voor change management?

“Met change management wordt het managen van een veranderingstraject in een bedrijf bedoeld. Bedrijven kunnen op verschillende momenten nood hebben aan een veranderingsstrategie. Idealiter komen we in beeld voor de start van de transformatie om zo de verandering van dag één te supporteren. We zien echter ook dat klanten tot bij ons komen net omdat er onvoldoende aandacht is gegaan naar de veranderingsstrategie en ze in volle transformatie het belang beseffen om hier meer aandacht aan te geven.”

“De ‘waarom’ is een hele belangrijke factor als je wil veranderen. Indien je niet weet waarom je wil veranderen, moet je er niet aan beginnen”

Begin eerst en vooral met de waarom

“De ‘waarom’ is een hele belangrijke factor als je wil veranderen. Indien je niet weet waarom je wil veranderen, moet je er niet aan beginnen. ‘Gewoon omdat de concurrentie het doet’ is hierbij geen goede reden. Er moet eerst een sence of urgency zijn vooraleer je de strategie en je transformatieplan kan uitdenken. Die sense of urgency kan ontstaan door een broodnodige efficiëntieverbetering of omzetverhoging. We zien dat sommige worstelen met de waarom, vaak omdat de waarom linkt aan een oplossing. Het is echter niet nodig om deze 1 op 1 te linken. Het gaat om het definiëren van ‘waarom moeten we veranderen en wat willen we bereiken’.”

“Hoe we de transformatie zullen doen, is iets wat het transformatietraject zal uitwerken. Wacht dus vooral niet tot de hoe gekend is om te communiceren! Een transformatietraject dat een holistische verandering in het bedrijf beoogt, heeft dan ook de grootste nood aan een goede transformatie en change aanpak. Bij kleinere verbeteringstrajecten is die nood minder groot.”

Anouk Schoenmakers bluecrux

Anouk Schoenmakers ©bluecrux

De verschillende veranderingsfases

Hoe begin je nu aan zo’n change managementstrategie? Het eerste luik heeft Anouk min of meer hierboven benoemd: “Dit omvat het strategische deel, zoals de doelstellingen, de sence of urgency, de processen in kaart brengen en dan in het algemeen het nadenken over het verhaal van de transformatie”.

“Het tweede luik omvat verschillende veranderingsfases. Na het neerschrijven van de sence of urgency is het tijd om een team samen te stellen dat zich zal ontfermen over de verandering en de daarbij horende strategie. In deze stap organiseert een bedrijf zich voor verandering. Daarna begint het echte werk, de verandering zelf. Hier worden verschillende mogelijkheden voor de toekomst ontwikkeld. De laatste stap is het afsluiten van de transformatie en het uitbouwen van een sustainable verbeteringsframework. Dit zodat het bedrijf na de verandering niet terug naar af gaat en de verandering verankert in de organisatie.”

Bottom up of top down?

“Wanneer je zo’n veranderingsstrategie doorvoert, is het belangrijk om eerst en vooral het managementteam op één lijn te krijgen. Je begint de strategie bijgevolg top down, doordat het managementteam de sence of urgency moet vormgeven. Het strategische luik wordt m.a.w. door het management ingevuld. De invulling van hoe je de verandering zal doorvoeren is dan eerder iets wat van onderuit wordt geïnitieerd, door het change team dat je samenstelt (bottom up). Denk maar aan het in kaart brengen van de processen. De twee benaderingen moeten elkaar gaandeweg tegemoetkomen.”

Een duidelijke en open communicatie noodzakelijk

“Waar je vooral op moet letten, is een duidelijke en open communicatie”, beaamt Anouk. “Een gebrek aan communicatie of helemaal geen communicatie kan nare gevolgen hebben voor je verandering. Ook is het goed om een luisterend oor te bieden voor je werknemers, zodat ze eventuele zorgen aan jou kwijt kunnen. Verder kan je ook problemen ondervinden met de acceptatie van de verandering bij je werknemers. Een correcte change managementstrategie en plan van aanpak zorgen voor meer acceptatie, want ze zetten in op de communicatie naar de toekomstige gebruikers. Ze geven tevens informatie voor diegenen die geen directe impact zullen ondervinden. Iedereen van het bedrijf wordt bijgevolg op de hoogte gebracht en betrokken.”

“Bedrijven die onvoldoende aandacht geven aan change management hebben een kleinere slaagkans, sterker nog de kans op uitstel en vertragingen is veel groter”

Haal op tijd je deadlines

We zijn het erover eens: een veranderingsstrategie is interessant, maar wat brengt het echt op voor een bedrijf? “Het grote voordeel aan zo’n strategie komt pas tot uiting wanneer je vanaf het begin met change management start”, verklaart Anouk. “Als je echt beseft dat wat je gaat doen voor grote veranderingen zal zorgen, en je een duidelijke sence of urgency hebt, dan krijg je veel sneller collega’s gemobiliseerd. Verder heb je dan ook het voordeel dat de communicatie van dag één veel eerlijker verloopt, want je hebt een duidelijk verhaal. Open communicatie leidt dan weer tot een snellere aanvaarding.”

Anouk Schoenmakers

Anouk Schoenmakers ©bluecrux

“Verder zorgt een goede aanpak voor change management ervoor dat je de verschillende deadlines in je veranderingstraject gemakkelijker haalt. Of toch dat je veel sneller voelt dat er een deadline in gedrang komt en dus kan anticiperen. Bedrijven die onvoldoende aandacht geven aan change management hebben een kleinere slaagkans, sterker nog de kans op uitstel en vertragingen is veel groter.”

Conclusie

Het is belangrijk om een veranderingsstrategie voor je bedrijf uit te denken. Eerst en vooral is een sence of urgency noodzakelijk. De sleutel voor een succesvolle digitale transformatie is de combinatie van het digitale (zijnde de technologieën) en het menselijke (zijnde het uitdenken van de strategie, het managen en uitvoeren). De transformatie wordt top down geïnitieerd, maar wordt bottom up verder gezet. Het komt er op neer dat digitale transformatie een verhaal is van co-creatie waar alle lagen van de organisatie aan meewerken.