Digitale samenwerking: 3 redenen waarom uw organisatie de boot niet mag missen

De onheilsberichten over digitale disruptie die zo nu en dan opduiken maken menig IT manager of CTO nerveus. De voordelen van digitale transformatie zijn inmiddels zo moeilijk te negeren dat heel wat mensen uit de C-suite zich wel eens afvragen waarom hun organisatie nog niet digitaal is gegaan. Maar verandering is nu eenmaal ongemakkelijk. Vaak staan zo veel obstakels in de weg dat we het einddoel niet meer zien.

Voor digitale transformatie is een verandering van cultuur nodig, en we weten allemaal dat daar meer voor nodig is dan een paar TED talks. Om uw management team of raad van bestuur te overtuigen om te investeren in een digitale werkplek zal u dus een sterke business case nodig hebben.

In dit artikel geven we u drie redenen waarom uw bedrijf moet investeren in een digitaal samenwerkingsplatform. Heeft u buy-in nodig van uw management? Dan zijn dit de argumenten die u kunt gebruiken.

#1 Uw teams veranderen voortdurend

Vandaag zijn bedrijven niet langer hiërarchisch gestructureerd. Matrixstructuren met werknemers die aan verschillende managers rapporteren worden de norm. Netwerkorganisaties waar informatie sneller doorstroomt dan ooit en waar informatie zelfs nodig is in real time, winnen aan belang. Dergelijke nieuwe organisaties hebben het vaak moeilijk om informatie te managen en kampen nogal vaak met communicatieproblemen tussen verschillende projecten en functies.

Daar komt nog bij dat we in een geglobaliseerde economie werken, waar teams verspreid zitten over continenten. Bedrijven doen ook meer een beroep op freelancers, die dan weer hun eigen behoeften hebben op het vlak van informatie en samenwerking. Tot slot dwingt een toenemende jobrotatie ervoor dat informatiemanagement zich voortdurend moet aanpassen aan nieuwe omstandigheden. Volgens de Belgische HR-specialist Securex had zo’n 11% van de Belgische werknemers de intentie om op korte termijn van job te veranderen in 2016.

Een digitaal platform kan u helpen om die uitdagingen aan te gaan, omdat het u helpt om de juiste informatie op het juiste moment bij de juiste persoon te brengen.

#2 User experience is alles

Een vlotte digitale omgeving is dé voorwaarde om een label van ‘aantrekkelijke werkgever’ te kunnen claimen, maar ook om uw huidige werknemers tevreden te houden. Digital native of niet, we zijn allemaal gewend geraakt aan gebruiksvriendelijke apps, snel internet en smartphone functionaliteit. Gebruiksvriendelijkheid is iets wat we verwachten, zowel in onze persoonlijke toepassingen als in onze werkomgeving.

Is uw bedrijf de hippe nieuwe plek of  een verzamelplaats voor dinosaurussen? Daar beslist u niet over. Dat doen uw toekomstige sollicitanten en personeel wel voor u.

#3 Uw bedrijfsdata groeit exponentieel

De hoeveelheid informatie die we verzamelen vanuit verschillende toepassingen (e-mail, Word, papier, enz.) stijgt aan een ongezien tempo. IT-professionals maken zich terecht zorgen dat die datamassa op den duur onbeheersbaar zal worden. Denk gewoon al eens aan de tijd die u dagelijks doorbrengt met het zoeken naar documenten.

Een digitaal platform kan uw organisatie helpen om uw informatie efficiënter te structureren, om de binnenkomende stroom aan nieuwe data te beheren, om gebruikersrollen beter te managen en om iedereen in de organisatie toegang te geven tot de documenten waar hij of zij recht op heeft.

Aan de slag

Conclusie? Een digitaal samenwerkingsplatform is geen nice to have, maar een must have. Digitale samenwerking gaat over de productiviteit van uw team en over meer efficiëntie in uw bedrijfsprocessen. Meer nog, een gebrek aan digitale strategie zal op den duur een slechte invloed hebben op uw resultaten en uw voorsprong op de concurrentie doen slinken.

Gelukkig hoeft de implementatie van een digitaal samenwerkingsplatform u geen nachtmerries te bezorgen. Natuurlijk is er altijd wel een leercurve, maar gebruiksklare oplossingen zoals UltiPoint van Ex Arte maken het makkelijker dan ooit om meteen van start te gaan zonder al te veel configuratiewerk.