Intelligent informatiebeheer is de basis van een moderne digitale werkplek

Tijdens de Doordenkdag dit jaar met als overkoepelend thema “Digitaal groeien binnen uw ecosysteem” werden leerrijke uiteenzettingen mooi afgewisseld met praktische cases. De jaarlijkse Doordenkdag is dé afspraak voor Ex Arte klanten om inspiratie op te doen. 2018 werd de laatste editie voor het Ex Arte team dat sinds dit jaar geïntegreerd werd binnen Ad Ultima Group. Het aanbod van Ad Ultima Group rond document management (met Ex Arte als eigen oplossing), de digitale werkplek en databeheer worden zo versterkt door de Ex Arte consultants.

Van documenten naar informatie

An Vander Aa en Filip Bossuyt legden de aanwezigen uit hoe Ex Arte – en bij uitbreiding de hele wereld eigenlijk – geëvolueerd is sinds de start van Ex Arte in 2007. Toen lag de nadruk nog heel sterk op wat toen vrij nieuw was: het scannen van inkomende papieren documenten. Intussen is er veel veranderd, en Ex Arte laat die evolutie uiteraard niet aan zich voorbijgaan.

In plaats van een softwarepakket voor het beheer van documenten wordt Ex Arte een breed platform voor het beheren van de informatiestromen in de organisatie, en dat onder de noemer Digital Workplace. In de praktijk zal dat nieuwe platform dus document management, process management én data management samenbrengen in één geheel, waardoor de digitale realiteit van onze klanten nog tastbaarder wordt voor de interne en externe gebruikers van informatie. Met andere woorden, het loskoppelen van de data die op uw digitale documenten te vinden is, wordt essentieel voor het bouwen van een moderne digitale werkplek. In 2019 komt Ex Arte met een vernieuwde versie van hun oplossing, genaamd “Raptor”.

Raptor is de logische evolutie van de Ex Arte oplossing

Met de geboorte van Raptor krijgt de Ex Arte oplossing haar langverwachte nieuwe wending – weg van het product naar een heus interactief en intelligent platform. Raptor is volledig gebaseerd op Microsoft Azure en gebouwd met de nieuwste technologieën, wat het eindresultaat heel modulair en integratievriendelijk maakt. Het input management wordt intelligent, het output management kan de multi-source complexiteit aan, workflow wordt echte business process ondersteuning, en de single source of truth rond informatie, document en meta-data management van een bedrijf wordt ons context management. Begin 2019 laten we Raptor los in het wild – in de vorm van een aantal pilootprojecten – en in het tweede kwartaal volgt dan de officiële release.

Inspirerende klantenverhalen

De Doordenkdag 2018 ging van start met een juridische kijk op het creëren en archiveren van elektronische documenten. Vooral voor contracten en andere overeenkomsten die wettelijk bindend horen te zijn is het van groot belang dat die op een correcte manier worden ondertekend en bewaard. Hiervoor hadden we Peter Craddock van het advocatenbureau DLA Piper uitgenodigd – niet zomaar een jurist, maar een legal technologist. Naast zijn juridische expertise en een enorme belangstelling voor technologie beschikt Peter ook over hands-on ervaring als programmeur.

Op vraag van de deelnemers vorig jaar maakten we de Doordenkdag interactiever en concreter dankzij enkele break-out sessies. Daarin konden deelnemers zich laten inspireren door interessante nieuwe projecten bij klanten zoals Six, een groot bouwbedrijf uit Izegem. Zij creëerden met UltiPoint for Office365 op een heel agile manier een op Sharepoint gebaseerde portal dat intern nieuws – zoals successen, dagelijkse werfwerkzaamheden, enzovoort – combineert met een op rollen gebaseerd (en dus zeer persoonlijk) dashboard.

Feenstra, de Nederlandse installateur van energieapparatuur, bewees dat de totale Ex Arte-suite ook binnen Microsoft Dynamics 365 zijn toegevoegde waarde heeft – en ook dat leverde uiteraard een boeiend verhaal op. En dan was er ook nog de voetbalclub KRC Genk, dat het niet alleen in de Jupiler Pro League bijzonder goed doet, maar ook wist te scoren met hun upgrade van Dynamics en Ex Arte.

In andere break-out sessies werd dieper ingegaan op specifieke aspecten van document- en informatiebeheer. Zo legde onze collega Brecht Verduyn duidelijk uit hoe je een efficiënte en futureproof datastrategie op poten zet. Dat doe je door het strategische aspect, het gebruikers aspect en de juiste tools samen te brengen, zodat de juiste informatie op de juiste manier en op het juiste moment bij de juiste mensen terechtkomt.

Leen Verleyen illustreerde aan de hand van een tiental concrete process flows van tien verschillende klanten hoe u nog meer uit uw Ex Arte-investering kunt halen, tot slot kwam uiteraard ook het Ex Arte e-Platform aan bod, een complete oplossing om digitale berichten en documenten te versturen en te ontvangen in zowat elk formaat.