Shadow IT: een modern fenomeen dat sluimert in elke organisatie

Alsmaar meer bedrijven krijgen te maken met shadow IT, of applicaties/software die zonder de expliciete goedkeuring van het IT-team gebruikt worden door collega’s. Het gebruik van shadow IT kan zorgen voor meer productiviteit bij de werknemers die het gebruiken, maar brengt vooral risico’s met zich mee.

What’s in a name?

Shadow IT betekent het gebruik van informatietechnologiesystemen, apparaten, software, applicaties en diensten zonder de expliciete goedkeuring van het IT-departement. Deze alternatieve route wordt meer en meer genomen omdat er ook meer opties zijn. Collega’s die kiezen voor shadow IT doen dit niet omdat ze het kunnen. Ze doen dit omdat ze de nodige tools niet bezitten om hun werk goed te kunnen uitvoeren.

Waarom komt shadow IT zo vaak voor?

De redenering van de werknemers achter het zelf aanschaffen van applicaties is vooral om efficiënter te kunnen werken en de productiviteit te vergroten. Ze zijn zich niet bewust van de veiligheidsrisico’s die shadow IT met zich meebrengt. De aanvraag voor een nieuwe software of applicatie via het IT-team kan soms lang duren, waardoor werknemers deze route liever vermijden. Het is namelijk totaal niet moeilijk om een applicatie te installeren en aan te schaffen. Met enkele klikken heb je een gloednieuwe manier van werken.

De nadelen voor het bedrijf

Voor de werknemers kan het dan wel voor efficiëntie zorgen. Voor het bedrijf is dit eerder nadelig. Het IT-team wroet soms meermaals door de haren wanneer ze zien dat werknemers een eigen technologie gebruiken. Eén van de taken van IT’ers is om het bedrijf te beveiligen tegen hackers. Als ze geen weet hebben over een technologie op de werkvloer kunnen ze deze ook niet ondersteunen en beveiligen. Zeker nu het aantal cyberaanvallen verhoogt, is het extra opletten voor hackers. Shadow IT helpt hier niet echt aan mee, het vermoeilijkt de job van een IT’er alleen maar.

Eén plek, voor ieder wat wils

Shadow IT ontstaat wanneer de werknemer in kwestie geen tools in handen heeft om een bepaald probleem op te lossen. Het grijpen naar dit soort applicaties hoeft echter niet. Wanneer de organisatie kiest voor het juiste platform, komen er heel wat mogelijkheden bij om snel nieuwe software uit te proberen. Op zo’n platform kan je verschillende applicaties verzamelen. Door die flexibelere oplossing vermijd je de klassieke struikelblokken en wordt het aanschaffen van shadow IT tot een minimum beperkt. Bovendien kan alle nieuwe data die het platform ontvangt ook gebruikt worden in andere delen van de organisatie. Iedereen gebruikt immers hetzelfde platform!