Spreek de taal van de overheid met het PEPPOL-afsprakenkader

Zoals u wellicht weet, aanvaardt de Vlaamse overheid sinds kort alleen nog e-facturen. Om alles in goede banen te leiden, ontvangen ze die digitale facturen via het Mercuriusplatform. Samen met PEPPOL zorgt dit platform ervoor dat elke factuur in een digitaal formaat aan de juiste overheidsdienst wordt bezorgd.

Om die e-facturen correct te ontvangen, gebruiken Europese bedrijven en overheden dus het PEPPOL-afsprakenkader. Maar wat is dat nu eigenlijk en welke gevolgen heeft het voor uw bedrijf?

XML UBL2.1, PEPPOL, Mercurius, …

Laten we even een algemeen misverstand uit de wereld helpen. Facturen in PDF-formaat zijn géén e-facturen. E-facturen zitten zo in elkaar dat ze volwaardige automatische verwerking bij de ontvanger mogelijk maken. Dit betekent het uitwisselen en verwerken van informatie in een gestructureerde vorm, met name XML.

Waar past PEPPOL in dit plaatje?

Zoals eerder vermeld, ontvangt de overheid e-facturen via het Mercuriusplatform. Dit platform is een “Acces Point” ofte “toegangspunt” dat facturen aanvaardt in het gestandaardiseerde formaat.

De PEPPOL-overeenkomst is een reeks afspraken die gemaakt zijn op Europees niveau om e-facturatie te standaardiseren en bijgevolg te vereenvoudigen. Zo kunnen bedrijven hun e-facturen correct versturen naar de overheid én andere publieke of private bedrijven die gebruik maken van deze PEPPOL-overeenkomst.

Het PEPPOL-afsprakenkader

Bron afbeelding: overheid.vlaanderen.be/mercurius-en-peppol

Het grote voordeel voor bedrijven die aangesloten zijn op het PEPPOL-netwerk is dat deze allemaal dezelfde taal spreken. Het zou voor bedrijven onbetaalbaar worden Om de vaak al overbelaste IT afdeling ook nog verantwoordleijk te stellen voor elke mogelijke mapping en monitoring van e-formaten.

Facturen indienen via het Mercuriusplatform

We spraken ook al van “Acces Points”, de “poorten” die gebruikt worden om documenten in te dienen. Voor de overheid is dit het Mercuriusplatform, wat dus gebruikt maakt van het PEPPOL-afsprakenkader.

Via het Mercuriusplatform kunt u e-factureren nog steeds manueel één voor één indienen en opvolgen. Maar wat als u nu wekelijks tientallen of zelfs honderden facturen moet uit sturen?

Automatiseer met een e-platform

Ex Arte lost voor u niet alleen het probleem op van verschillende formaten en access points maar ondersteunt uw volledige business proces door gebruik te maken van een geïntegreerd e-platform.

Dit e-platform zorgt ervoor dat u rechtstreeks vanuit uw ERP-systeem factureren én andere documenten kunt ontvangen, uitsturen én opvolgen. e-Documenten vragen dus geen extra tijd en manuele handelingen meer maar maken vanaf nu integraal deel uit van uw business flow… volautomatisch!

Een tweede voordeel is het levende karakter van het Ex Arte e-platform. Zoals eerder vermeld is XML UBL2.1 niet het énige formaat dat leeft in de markt. Uw klanten en leveranciers zullen u meer en meer vragen om in één of meerdere e-formaten met hen business te doen. Met het Ex Arte e-platform worden deze zorgen en investeringen ingedekt daar u niet steeds opnieuw een één op één connectie moet gaan programmeren. U laat gewoon alles over hetzelfde e-platform lopen.

Het e-platform zorgt er met andere woorden voor dat u tegen al uw klanten en leveranciers ‘ja’ kan zeggen als zij met u de digitale wereld willen instappen!

Deze post werd oorspronkelijk gepubliceerd op de Ex Arte blog

Simon Bruynsteen

Vragen of hulp nodig?

Contacteer onze collega Simon Bruynsteen