Financieel en operationeel overzicht: essentiële elementen van een ERP

Menige ERP systemen beweren probleemloos projectgebaseerde productie aan te kunnen, kortom het beheer van projecten op maat en op verzoek van de klant. Dit soort projecten zien we in diverse sectoren maar echt schering en inslag is het in de bouwsector en de maakindustrie alsook in studiebureaus en IT-bedrijven. Voor projectgebaseerde productiebedrijven is elke nieuwe opdracht uniek, de fabricageprocessen zijn behoorlijk complex en de verkoopcycli vaak erg lang.  Krachtige tools die aanpasbaar zijn aan de specifieke projectkenmerken zijn dus een echte must.

Volgens een onderzoek van het Franse bureau CXP zien 92 % van de ERP-gebruikers ’centralisatie van informatie’ als hun belangrijkste taak. Maar welke informatie is er nu echt van belang voor dit soort projectgebaseerde productiebedrijven? En waaraan moet ERP-software dan precies voldoen om een efficiënt projectbeheer te kunnen garanderen?

Overzicht van de kosten
Een eerste voorwaarde voor de software is de integratie van een Cost Breakdown Structure (CBS), een hiërarchische structuur waarin de verschillende kosten worden weergegeven en die volledig onafhankelijk werkt van de operationele structuur, ook ‘WBS’ of ‘Work Breakdown Structure’ genaamd. CBS geeft een algemeen beeld van de uitgaven per project. Uiteraard gaat het hier om een realtime-overzicht, dat wil zeggen dat het kostenplaatje voor lopende zaken steeds wordt bijgewerkt. Kortom, directe kosten moeten onmiddellijk worden ingevoegd: de uren van de studiebureaus, de nodige aankopen in de ontwerpfase (prototypen, testapparatuur, enz.), maar ook aankopen, de productie-uren en de prestaties van onderaannemers. En dit geldt ook voor de indirecte kosten, ongeacht of het nu gaat om algemene kosten, verzekeringskosten of commissies.

Alleen met uiterst technisch geavanceerde tools kunnen in realtime alle kosten worden opgevolgd. Ze moeten in staat zijn de grondstofprijzen in te voeren zodra de grondstof of het halffabricaat wordt ingezet, en dit over alle processen heen: van de aankoop tot de verbruiken in het fabricageproces, ongeacht de gebruikte planningsmethode. Daarnaast moeten ze ook de productiekosten kunnen systematisch verwerken naargelang de vooruitgang en de geregistreerde werkuren zonder dat daarbij de productieopdracht hoeft te worden afgesloten. Deze functie is onontbeerlijk voor wie de financiële situatie van het project in kwestie wil kennen, zeker wanneer het gaat om lange productiecycli.

Een compleet operationeel overzicht
Naast het financiële luik moet een degelijk ERP-systeem ook een overzicht van de operationele structuur (of Work Breakdown Structure) van elk project kunnen geven. Van alle onderdelen en logistieke aspecten van het project moet de status zichtbaar zijn voor de projectleider en alle andere betrokken partijen: studiebureaus, productieafdelingen en installateurs. Door het ERP-systeem te raadplegen, moet elk van hen tot in de puntjes weten hoe ver het staat met zijn projecttaken: hoe zit het met de voorraad? Wanneer kan een levering worden verwacht? Is in de productiefasen rekening gehouden met de andere projecttaken? Wat zijn de volgende stappen in project en welke beslissing is het meest dringend?

Om op al deze vragen een passend antwoord te kunnen geven, moeten we eerst weten wat de behoeften zijn voor elk van de te leveren prestaties. Kortom, we moeten een overzicht hebben van alle productiegerelateerde bestellingen en opdrachten (vast of voorlopig) en tot in de puntjes op de hoogte zijn van de logistieke processen en welke stukken er aan een onderaannemer zijn geleverd. Om snel de juiste beslissingen te kunnen nemen, moet al deze informatie idealiter op één scherm verschijnen. Voor een overzicht van alle workflows en bestellingen moeten de verschillende planningsmethoden voor eenzelfde project worden overgenomen. Artikels moeten volgens verschillende methode beheerd kunnen worden. De tool moet dus in staat zijn de meest voorkomende methodes te beheren: projectmatig, in de Materials Resources Planning (MRP)-modus, op het moment van bestelling, en dit ook volgens de Kanban-methode.

Momenteel kunnen de meeste ERP systemen die geschikt lijken te zijn voor projectgebaseerde productie deze twee overzichten – financieel en operationeel – niet op een bevredigende wijze weergeven. Uiteraard spelen er nog andere elementen een rol (HR-management, relatiebeheer, mobiele applicatie, …), maar deze twee aspecten zijn echt cruciaal voor een goed werkend en doeltreffend beheersysteem. Wil men een projectbeheersysteem waarin de volledige levenscyclus van de producten kan worden opgevolgd, dat wil zeggen van ontwerp, productie en installatie tot onderhoud, dan is een krachtig ERP-systeem met veel functies, helemaal op maat van het projectgebaseerde productiebedrijf, onontbeerlijk.