Document management bij Vanheede zorgt voor kostenreductie en snellere verwerking

We hebben voor Ad Ultima Group gekozen omdat we niet hoofdzakelijk op zoek waren naar een technische speler, maar naar een business partner met voldoende technische skills.

Olivier Knockaert, CIO Vanheede

Vanheede Environment Group telt ruim 650 medewerkers verspreid over 12 vestigingen in België en Frankrijk. De volledige bedrijvengroep verwerkt jaarlijks ongeveer 798.800 ton afval, waarvan 89,10 % een nuttige toepassing heeft. Als geïntegreerd milieubedrijf beheert Vanheede Environment Group 1.850 afvalstromen.

Documenten zijn van cruciaal belang voor een afvalverwerkingsbedrijf, dat opereert in een streng wettelijk kader. Daarom digitaliseerde Vanheede Environment Group enkele jaren terug alle documentstromen, dus niet alleen de facturatie. Terzelfdertijd implementeerde de onderneming een nieuw ERP-systeem, Microsoft Dynamics AX. Zo wil de onderneming de continue groei bevestigen en een beter zicht krijgen op alle informatie die het verzamelt.

Het bedrijf deed een beroep op Ad Ultima Group die alle processen en documentstromen digitaliseerde met de eigen productlijn Ex Arte. Door die verregaande digitalisering bespaart het bedrijf op kosten en tijd en zijn alle documenten snel beschikbaar voor alle medewerkers en klanten. Bovendien verlopen de financiële transacties veel efficiënter. Om nog meer informatie te halen uit alle gegevens doet het afvalverwerkingsbedrijf ook een beroep op Ad Ultima Group voor alles wat BI betreft.

Download deze customer case

Uw download zal automatisch starten, indien niet: , klik hier.

Gecategoriseerd onder
Vanheede

.

Challenge

Vanheede zocht naar een manier om zijn groei te bevestigen door een beter inzicht te krijgen in alle verzamelde gegevens en door alle documentstromen te optimaliseren. Het bedrijf is gezien de sector zeer sterk onderhevig aan verschillende wetten waardoor een uiterst precies documentbeheer noodzakelijk is en al snel een tijdrovende activiteit wordt.

Solution

Het afvalverwerkingsbedrijf koos voor een document managementsysteem dat optimaal integreert met het bestaande ERP-pakket. Met Ex Arte digitaliseert het alle documenten en maakt ze die op alle nuttige plaatsen beschikbaar binnen en buiten het ERP-systeem. Bovendien zijn alle documentstromen geautomatiseerd.

Benefits

  • Kostenreductie door besparing op printkosten en op papier voor uitgaande facturen
  • Complexe documentcreatie geautomatiseerd
  • Optimaal zicht op de flow en locatie van elk document
  • Verhoogde toegankelijkheid tot alle documenten door digitalisering
  • Efficiëntere doorstroming van informatie, zowel intern als naar de klant
  • Snellere digitale goedkeuring
  • Efficiëntere verwerking van inkomende facturen
  • Klaar voor de volgende stap van digitalisatie met het e-platform
  • Betere opvolging van het aankoopproces dankzij snellere informatiestromen tussen de verschillende departementen
  • Minder fouten door manuele input van gegevens