Het bedrijf wou hun facturen digitaliseren, maar al snel bleek het logischer om meteen alle documenten onder handen te nemen. Dewulf krijgt jaarlijks toch gemiddeld 12.000 bestellingen binnen. Dat is op zijn minst één aankooporder, één pakbon en één factuur per bestelling. Een hoop papierwerk dus, die vroeger hoofdzakelijk manueel werd verwerkt. Janpieter Masselus: “Het werd stilaan een uitdaging om alle documenten op een efficiënte, veilige en betrouwbare manier te verwerken. We wilden meer controle krijgen en er was zeker ruimte voor verbetering.”

Ad Ultima Group heeft bij Dewulf de documentbeheersoftware Ex Arte geadviseerd, en ook geïmplementeerd. Die software zorgt voor een elektronische archivering van alle binnenkomende documenten. De receptie moet de documenten niet meer manueel verwerken, er raken geen papieren verloren en alle medewerkers kunnen te allen tijde het centraal digitaal archief gemakkelijk raadplegen via hun ERP-systeem Microsoft Dynamics AX. Alles verloopt zo sneller en efficiënter. Een grote stap vooruit tegenover een papieren archief.

Naast archiveren, leest Ex Arte de informatie op de documenten. De software herkent de belangrijkste gegevens en biedt die op de juiste plaats aan aan de juiste gebruiker binnen Dynamics AX. Denk bijvoorbeeld aan een klantnummer, een ordernummer of een factuurnummer. Dankzij zogenaamde workflows wordt de informatie automatisch gecontroleerd, goedgekeurd en gekoppeld of vergeleken met andere documenten.

“Het is heel handig wanneer ik een bestelbon opvraag, dat ik meteen ook zie wat er effectief werd geleverd – dankzij de pakbon – en wat er op de factuur staat, want Ex Arte herkent het verband tussen de documenten en geeft het weer,” zegt Janpieter Masselus.

De kwaliteit van de informatie bij Dewulf is dankzij de Ex Arte een stuk betrouwbaarder, want menselijke fouten worden geminimaliseerd. Bovendien heeft Dewulf veel meer mogelijkheden voor analyse en allerlei opzoekingen. Nu kan de producent ook voor aankopen waarvoor in het ERP systeem geen order bestaat, alsnog op een eenvoudige manier nagaan wat en hoeveel er gekocht werd. Zoiets was onbegonnen werk met het papieren archief.

Wil je meer weten over de andere voordelen van Ex Arte bij Dewulf?