Dewulf is efficiënter dankzij gedigitaliseerd documentenbeheer

We wisten dat alles efficiënter zou verlopen,
maar zo’n grote impact hadden we écht niet verwacht.

Janpieter Masselus, financieel directeur bij Dewulf

Het bedrijf wou hun facturen digitaliseren, maar al snel bleek het logischer om meteen alle documenten onder handen te nemen. Dewulf krijgt jaarlijks toch gemiddeld 12.000 bestellingen binnen. Dat is op zijn minst één aankooporder, één pakbon en één factuur per bestelling. Een hoop papierwerk dus, die vroeger hoofdzakelijk manueel werd verwerkt. Janpieter Masselus: “Het werd stilaan een uitdaging om alle documenten op een efficiënte, veilige en betrouwbare manier te verwerken. We wilden meer controle krijgen en er was zeker ruimte voor verbetering.”


Ad Ultima Group heeft bij Dewulf de documentbeheersoftware Ex Arte geadviseerd, en ook geïmplementeerd. Die software zorgt voor een elektronische archivering van alle binnenkomende documenten. De receptie moet de documenten niet meer manueel verwerken, er raken geen papieren verloren en alle medewerkers kunnen te allen tijde het centraal digitaal archief gemakkelijk raadplegen via hun ERP-systeem Microsoft Dynamics AX. Alles verloopt zo sneller en efficiënter. Een grote stap vooruit tegenover een papieren archief.

Naast archiveren, leest Ex Arte de informatie op de documenten. De software herkent de belangrijkste gegevens en biedt die op de juiste plaats aan aan de juiste gebruiker binnen Dynamics AX. Denk bijvoorbeeld aan een klantnummer, een ordernummer of een factuurnummer. Dankzij zogenaamde workflows wordt de informatie automatisch gecontroleerd, goedgekeurd en gekoppeld of vergeleken met andere documenten.

“Het is heel handig wanneer ik een bestelbon opvraag, dat ik meteen ook zie wat er effectief werd geleverd – dankzij de pakbon – en wat er op de factuur staat, want Ex Arte herkent het verband tussen de documenten en geeft het weer,” zegt Janpieter Masselus.

De kwaliteit van de informatie bij Dewulf is dankzij de Ex Arte een stuk betrouwbaarder, want menselijke fouten worden geminimaliseerd. Bovendien heeft Dewulf veel meer mogelijkheden voor analyse en allerlei opzoekingen. Nu kan de producent ook voor aankopen waarvoor in het ERP systeem geen order bestaat, alsnog op een eenvoudige manier nagaan wat en hoeveel er gekocht werd. Zoiets was onbegonnen werk met het papieren archief.

Wil je meer weten over de andere voordelen van Ex Arte bij Dewulf?

Download de case van Dewulf

Uw download zal automatisch starten, indien niet: , klik hier.

Gecategoriseerd onder
Dewulf

Dewulf is een Roeselaars familiebedrijf, opgericht in 1946, dat rooimachines produceert. Het bedrijf telt een 160-tal medewerkers, heeft een jaarlijkse omzet van 45 miljoen euro en is wereldwijd actief. In 2014 nam Dewulf het Nederlandse Miedema over, waardoor de fabrikant zijn concurrentiepositie versterkte.

Challenge

De aankooporders, pakbonnen en facturen moesten bij Dewulf efficiënter, veiliger en betrouwbaarder worden verwerkt. De documenten werden daarom gecentraliseerd in een digitale databank en aan elkaar gekoppeld, zodat bv. meteen duidelijk is welke factuur bij welke pakbon hoort. Medewerkers van Dewulf kunnen nu alle documenten gemakkelijk digitaal raadplegen. Het bedrijf heeft meer controle en een beter grip op het verwerkingsproces.

Solution

Ad Ultima Group installeerde voor Dewulf het documentbeheersysteem Ex Arte. Die software zorgt ervoor dat alle aankooporders, pakbonnen en facturen in een centraal digitaal archief zitten. Dewulf kan die documenten ook raadplegen die volledig geïntegreerd zijn in het ERPsysteem Microsoft Dynamics AX. Daarnaast wordt Ex Arte ook gebruikt bij de kwaliteitscontrole van aangeleverde onderdelen.

Benefits

  • Aankooporders, pakbonnen en facturen zijn digitaal beschikbaar, waardoor ze toegankelijker zijn en er meer analyse- en opvraagmogelijkheden ontstaan
  • Facturen komen automatisch bij de juiste persoon, worden digitaal sneller goedgekeurd door de aankoopafdeling en ingeboekt door de boekhouding
  • Ook kwaliteitscontrole van producten in het magazijn verloopt via een digitale workflow
  • Beter gestructureerd inkoopproces
  • Menselijke fouten geminimaliseerd
  • Maandrapporten worden de maand zelf afgesloten
  • Directie beschikt sneller over de verkoopcijfers en kan sneller bijsturen
  • Lagere administratieve kost