Dématérialisation et outils cloud : au-delà de la résilience, un nouveau modèle de gestion des données

Face à la crise sanitaire, toutes les entreprises n’ont pas eu la même capacité d’adaptation. Si certaines ont connu des périodes de mise à l’arrêt complet, d’autres ont pu assurer la continuité de leur activité sans grande difficulté. Une diversité de réactions qui tient bien sûr aux aspects matériels de la production et à l’écosystème de chaque entreprise mais également à deux facteurs-clés : le degré de dématérialisation de l’entreprise et l’usage d’outils cloud.


La pandémie est en effet intervenue alors qu’une partie seulement des entreprises s’était engagée dans ces transformations stratégiques. Elle a ainsi agi comme un révélateur, permettant à chacun de mesurer la capacité des flux dématérialisés à rendre les entreprises plus résilientes. Mais ces outils sont porteurs de bien plus qu’un recours facilité au télétravail.

La dématérialisation et le cloud au service de la résilience

En mars 2020, le télétravail a été imposé à des dizaines de millions de français qui ne l’avaient jamais pratiqué. Peu préparées à une telle situation, les entreprises ont dû faire preuve de souplesse et s’adapter autant que possible à cette nouvelle donne. Autant que possible, c’est-à-dire autant que leurs outils et leur organisation interne le leur permettaient. Pour les entreprises dont les flux de données étaient totalement dématérialisés et dont les outils étaient hébergés dans le cloud, rien de plus simple : des postes de travail étaient mis à disposition des salariés pour qu’ils accèdent de chez eux aux flux de données de l’entreprise et continuent leur travail en remplaçant simplement les échanges en face à face par des réunions virtuelles. Pour les autres, le respect des gestes barrières et la conciliation du télétravail avec les flux de de données papier étaient de véritables casse-têtes qui ont entraînés d’importants retards voire une mise à l’arrêt temporaire de l’activité.

Plus que de simples outils pour le télétravail

Les entreprises dématérialisées ont ainsi bénéficié d’un avantage concurrentiel décisif tandis que les autres ont plus que jamais été incitées à se lancer dans cette transformation. La crise sanitaire a ainsi joué un rôle décisif de déclencheur en vue d’une économie plus résiliente. Mais la dématérialisation et les outils cloud ne sont pas seulement des outils permettant de gérer facilement le travail à distance, ce sont des choix stratégiques qui engagent une façon nouvelle de gérer les flux de données de l’entreprise et de les optimiser.

Des gains de productivité considérables

La dématérialisation ne correspond en effet pas à un simple transfert des documents du format papier vers un format numérique. Elle est associée à un certain nombre d’outils permettant d’optimiser considérablement les processus internes. Une solution performante de gestion électronique de documents (GED) incluant notamment un module de reconnaissance optique de caractères (OCR) permettra par exemple d’automatiser le traitement des factures ou d’autres flux stratégiques pour l’entreprise. Immédiatement identifiées et renseignées par l’outil, les méta-données associées à chaque document permettront de le classer automatiquement pour le rendre facilement accessible à l’ensemble des collaborateurs qui en auront l’usage. Une automatisation de ces tâches induisant des gains de productivité considérables et permettant à ceux qui les effectuent habituellement de se concentrer sur leurs missions à plus forte valeur ajoutée.

La révolution cloud

De la même façon, si le cloud a été un outil déterminant pour le passage au télétravail, il est bien plus que cela. Particulièrement adaptée à une époque où les outils de gestion deviennent des outils de terrain, il favorise considérablement les usages mobiles et permet donc aux entreprises industrielles d’accélérer facilement le traitement des informations depuis les chantiers et sites de production jusqu’aux réunions stratégiques. Reposant sur une logique d’externalisation partielle de la gestion informatique des outils et sur une souplesse accrue dans le recours aux ressources numériques, le cloud induit également un modèle de gestion des données plus ouvert et plus évolutif.

De la dématérialisation à la digitalisation

La crise sanitaire a fait apparaître la nécessité de dématérialiser les flux et d’avoir recours au cloud pour rendre les entreprises plus résilientes. Mais cette transformation ne doit pas être comprise comme un simple remplacement des flux papiers par des flux numériques. La dématérialisation et le cloud sont avant tout des éléments-clés d’une transformation plus large : la digitalisation des entreprises. Au-delà de la résilience qu’ils apportent, ils doivent donc également être considérés comme des étapes vers un nouveau modèle de gestion des données, plus souple