Dewulf plus efficace grâce à la gestion numérisée de ses documents

Nous sommes un client satisfait d’Ad Ultima Group depuis des années. Et il s’agit d’une collaboration fructueuse nouvelle et sans surprise

Janpieter Masselus, Directeur Financier de Dewulf

« Nous savions que tout serait plus efficace, mais nous ne nous étions vraiment pas attendus à un tel impact » témoigne Janpieter Masselus, directeur financier de Dewulf,  suite à  l’installation d’Ex Arte par Ad Ultima Group.

L’entreprise souhaitait numériser ses factures, mais il s’est très vite avéré logique de numériser tous les documents. Dewulf reçoit chaque année 12 000 commandes en moyenne, ce qui correspond au moins à un bon de commande, un bon de livraison et une facture par commande. Beaucoup de paperasse qui, auparavant, était principalement traitée à la main. Janpieter Masselus : « Le traitement plus efficace, plus sûr et plus fiable a progressivement pris des allures de défi. Nous souhaitions exercer plus de contrôle et il y avait, de fait, une belle marge d’améliorations possibles. »

Ad Ultima Group a conseillé à Dewulf le logiciel de gestion de documents Ex Arte et l’a également mis en œuvre. Ce logiciel assure un archivage électronique de tous les documents entrants. La réception ne doit plus traiter manuellement tous les documents, plus aucun papier ne se perd et tous les collaborateurs peuvent consulter facilement et à tout moment les archives centralisées et numérisées via leur système ERP Microsoft Dynamics AX. Tout s’effectue plus vite et plus efficacement. Un grand pas en avant par rapport aux archives papier.

Outre l’archivage, Ex Arte lit les informations contenues dans les documents. Le logiciel reconnaît les données les plus importantes – parce qu’elles sont souvent au même endroit – et les enregistre. Qu’il s’agisse par exemple d’un numéro de client, d’un numéro de commande ou d’un numéro de facture. Grâce à ces workflows, les informations sont automatiquement vérifiées, approuvées et combinées ou comparées à d’autres documents.

“C’est très pratique lorsque je demande un bon de commande : je vois tout de suite ce qui a été effectivement livré, grâce au bon de livraison, et ce qui est sur la facture, puisque Ex Arte reconnaît le lien entre les documents et le restitue” , poursuit Janpieter Masselus.

Grâce à Ex Arte, la qualité de l’information chez Dewulf est devenue plus fiable, puisque les erreurs humaines sont réduites au minimum. En outre, Dewulf a davantage de possibilités pour l’analyse et toutes sortes de recherches. Par exemple, elle peut désormais savoir combien d’unités d’un article précis ont été vendues et comparer ce chiffre à celui des dernières années. Une telle recherche était impensable sur des archives papier.

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Dewulf

Entreprise familiale de Roulers fondée en 1946, Dewulf produit des arracheuses. Elle emploie quelques 160 collaborateurs, réalise un chiffre d’affaires annuel de 45 millions d’euros et est active à l’international. En 2014, Dewulf a repris l’entreprise néerlandaise Miedema et a ainsi renforcé sa position concurrentielle.

Challenge

Dewulf souhaitait un traitement plus efficace, plus sûr et plus fiable des bons de commande, de livraison, et des factures. Ces documents ont dès lors été centralisés dans une banque de données numériques et reliés entre eux. Rendant ainsi possible la traçabilité immédiate par exemple du bon de commande d’une livraison X. Les collaborateurs de Dewulf peuvent désormais consulter facilement tous les documents au format numérique. L’entreprise contrôle et gère beaucoup mieux son processus de traitement.

Solution

Ad Ultima Group a installé pour Dewulf le système de gestion documentaire Ex Arte. Ce logiciel centralise tous les bons de commande, de livraison et les factures dans une archive numérique. Dewulf peut également consulter ces documents qui sont entièrement intégrés dans le système ERP Microsoft Dynamics AX. Par ailleurs, Ex Arte est également utilisé dans le cadre du contrôle qualité des pièces livrées.

Benefits

  • Les bons de commande et de livraison, et les factures sont disponibles au format numérique : ils sont plus accessibles et la capacité d’analyse et de recherche est accrue
  • Les factures sont automatiquement acheminées vers la bonne personne. Comme elles sont au format numérique, elles sont plus rapidement approuvées par le service achats et imputées par le service comptabilité
  • Le contrôle qualité des produits du magasin s’effectue également via un workflow numériquevan producten in het magazijn verloopt via een digitale workflow
  • Processus d’achat mieux structuré
  • Erreurs humaines réduites au minimum
  • Rapports mensuels clôturés le même mois
  • La direction dispose plus rapidement des chiffres de vente et peut plus rapidement corriger le cap
  • Diminution des frais administratifs