Ex Arte augmente la qualité des informations de votre société

Une organisation basée essentiellement sur papier est synonyme de perte de temps, d’inefficacité, d’erreurs et de versions multiples d’un seul document. Le logiciel de gestion de documents Ex Arte, développé par Ad Ultima Group, regroupe tous vos documents entrants, les gère automatiquement, lance les flux de travail et assure l’archivage électronique. Il rend votre société considérablement plus productive et augmente la qualité de vos informations commerciales. Ex Arte s’intègre parfaitement et très rapidement à Microsoft Dynamics 365 et à d’autres logiciels Microsoft.

Ex Arte combine la conception de modèles, la création de documents, la distribution et l’archivage avec un accès rapide à vos fichiers. Aucune intégration logicielle n’est nécessaire. Dès lors, vos coûts de maintenance sont faibles, la sauvegarde est simplifiée et les mises à jour de votre environnement Microsoft Dynamics sont plus rapides.

Gestion des entrées, tous vos documents immédiatement au bon endroit

Une bonne gestion des documents commence à la source : les documents entrants. La solution Ex Arte regroupe tous vos documents importants. À partir de cet emplacement uniques, ils sont automatiquement liés aux entités appropriées de votre logiciel Microsoft Dynamics. La recherche de documents ou de fichiers n’est plus nécessaire, vous pouvez les récupérer en un seul clic.

Gestion des documents : automatisez le traitement de vos documents

Avec Ex Arte, vous pouvez traiter les factures et l’ensemble de vos documents numériquement. Le logiciel reconnaît automatiquement les informations les plus importantes sur les documents afin qu’elles se retrouvent dans votre système Microsoft Dynamics. À partir de là, les procédures automatiques commencent la vérification, l’approbation, le rapprochement ou la comparaison d’informations avec des documents précédents. Ainsi, vous gagnez du temps, réduisez vos coûts et réduisez les risques d’erreurs.

Contrôle de processus, travail rapide et sans papier

Avec Ex Arte, non seulement vous numérisez vos documents, mais vos flux de documents sont également exécutés automatiquement. La plupart des documents contiennent des informations avec lesquelles un autre collaborateur de l’entreprise doit travailler. Nous mettons ce transfert dans un flux de travail numérisé, de sorte que vous puissiez travailler plus rapidement et sans papier. Cela garantit un processus plus rapide dans lequel aucune information n’est perdue.

Gestion des sorties : vos fichiers à tout moment et partout à portée de main

La gestion des sorties est également intégrée et commence par la conception de modèles attrayants avec la possibilité de suivre pleinement les directives visuelles internes. Vous pouvez vous en servir pour créer des documents distincts (factures, commandes d’achat, rapports d’activité, listes de pièces, récépissés, étiquettes, contrats, bons de livraison, documents de transport, etc.) et les distribuer par impression, fax ou e-mail. La version originale de chaque document généré peut être archivée de manière centralisée et peut également être recherchée dans Microsoft Dynamics.

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