Les documents contenant de précieuses informations sont importants pour toute organisation. Et après un certain temps, ces documents commencent à s’accumuler. Plus de personnes signifie plus de création et surtout plus de consultation de documents. Une solution efficace de gestion des documents peut faire gagner à votre organisation un temps précieux et lui éviter beaucoup de préoccupations. Saviez-vous qu’un jour sur cinq est consacré à la recherche d’informations et donc du bon document ?

Qu’entendons-nous par « gestion des documents » ?

La gestion de documents est un système ou un processus permettant d’enregistrer, de suivre et de stocker des documents numériques. Ces documents peuvent être un PDF, un e-mail ou une image numérique (scan) d’un contenu sur papier. Mais la gestion des documents moderne va bien au-delà de la simple saisie et du stockage des documents. Une bonne gestion des documents implique une création standardisée de documents, des flux d’approbation, une recherche intelligente, une sécurité basée sur les documents ou le contexte, etc.

3 étapes pour garantir une gestion efficace des documents :

1. Définissez votre méthode de travail

Il existe une tonne de formats différents de documents. Les factures, manuels, dessins techniques, demandes de service, contrats, confirmations et bordereaux d’expédition… ils existent tous sous l’appellation document.

Votre méthode pour créer et enregistrer un document est très personnelle. Chacun a appris à créer des documents à un moment donné et a sa méthode préférée pour créer et gérer. C’est pourquoi, dans une organisation en pleine croissance, il est important d’avoir une méthode standardisée de création et de stockage des documents (tout en conservant la flexibilité bien sûr). Ainsi, les employés ont un seul point d’accès, une « source unique de vérité » qui rend la recherche et le travail avec les documents plus faciles et plus rapides.

Cette « méthode de travail » est fortement définie par les solutions logicielles en place et les processus spécifiques du marché où opère l’organisation.

2. Dites non aux pièces jointes

oyer un document en pièce jointe est à éviter dans une organisation moderne et productive. Aujourd’hui, il est plus facile que jamais de travailler ensemble sur des documents. Les hyperliens vous permettent de toujours travailler sur la version la plus récente de ce document.

Ce qui nous amène à un sujet distinct : le versionnage. La gestion de versions ou « versionnage » est un avantage supplémentaire d’une bonne technologie de gestion des documents. Cela permet de s’assurer que toutes les personnes utilisent la dernière version ou choisissent la meilleure version. C’est extrêmement important si vous voulez prendre la collaboration au sérieux.

Il est toujours possible d’utiliser les pièces jointes, mais dans le cadre d’un processus commercial bien défini.

3. Entreposage des documents

Une vraie valeur commerciale implique un bon entreposage des documents. Là où les applications par défaut s’occupent des flux de documents et du stockage des documents, un entreposage de documents donne du sens et établit des relations entre les documents. Tout cela est possible grâce aux « métadonnées » – des éléments d’information pouvant être ajoutés à vos documents.

Exemple de relations :

Vous vendez un produit à un client. Ce client reçoit un bon de commande. Cette commande peut contenir plusieurs articles de stock ; et ces articles de stock ont des fiches techniques. Ces documents seront liés grâce à leur relation entre eux.

Exemples de métadonnées :

  • Type de document
  • Nom du client
  • Numéro de projet
  • Numéro de pièce
  • Rôles de sécurité

 

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