Documenten met waardevolle informatie zijn van belang voor elke organisatie. En na enige tijd beginnen deze documenten zich op te stapelen. Meer mensen betekent meer documenten. Documenten die ook geraadpleegd moeten worden. Dankzij een oplossing voor efficiënt documentbeheer kan uw organisatie heel wat waardevolle tijd en ergernis besparen. Wist je dat van elke 5 dagen, 1 dag wordt besteed aan zoeken naar informatie en dus naar het juiste document?

Wat bedoelen we met ‘documentbeheer’?

Documentbeheer is een systeem of een proces voor het vastleggen, opvolgen en opslaan van digitale documenten. Deze documenten bestaan uit een PDF-bestand, e-mail of een digitale afbeelding (scan) van informatie op papier. Maar hedendaags documentbeheer is veel meer dan het vastleggen en opslaan van documenten. Goed documentbeheer houdt in: het aanmaken van gestandaardiseerde documenten, goedkeuringsflows, slim zoeken, beveiliging op document- of context-niveau, enz…

3 stappen naar efficiënt documentbeheer:

1. Definieer jouw werkmethode

Er zijn onnoemelijk vele documentformaten. Facturen, handleidingen, technische tekeningen, service-aanvragen, contracten, bevestigingen en pakbonnen… deze bestaan allemaal als document.

Hoe men een document aanmaakt en opslaat, is zeer persoonlijk. Iedereen heeft ooit geleerd om documenten aan te maken; en iedereen heeft zijn/haar eigen methode om deze te maken en te beheren. Daarom is het in een groeiende organisatie van belang om een Op deze manier hebben medewerkers één enkel toegangspunt, één “enkele bron van waarheid” waardoor het zoeken van en werken met documenten gemakkelijker en sneller wordt.

Deze “werkwijze” wordt sterk bepaald door de gekozen software-oplossingen en de specifieke processen van de markt waarin de organisatie zich bevindt.

2. Zeg “nee” tegen bijlagen

In een moderne en productieve organisatie verdient het de voorkeur om geen documenten als bijlage te verzenden. Vandaag de dag is samen aan documenten werken gemakkelijker dan ooit. Door middel van hyperlinks kan je er altijd zeker van zijn dat je aan de meest recente versie van het bewuste document werkt.

3. Document warehousing

De echte meerwaarde voor jouw bedrijf start met een goed document warehouse. Waar standaard toepassingen zorgen voor documentstromen en opslag van documenten, voegt een document warehouse oplossing extra betekenis toe en bouwt het relaties op tussen die documenten. Dit alles is mogelijk dankzij “metadata” – stukjes informatie die aan jouw documenten kunnen worden toegevoegd.

Een voorbeeld van relaties:

Je verkoopt een product aan een klant. Die klant ontvangt een bestelbon. Die bestelbon kan vele artikelen uit de voorraad bevatten – en deze artikelen uit de voorraad hebben technische informatiebladen. Al deze documenten worden met elkaar gekoppeld dankzij hun onderlinge relatie.

Voorbeelden van metadata:

  • Soort document
  • Naam klant
  • Projectnummer
  • Bestelnummer
  • Beveiligingstaken

 

We’ve developed your document warehouse.

Op zoek naar een effectieve oplossing voor documentbeheer / warehousing?

Neem een kijkje naar onze oplossing voor end-to-end documentbeheer & warehousing: “Ex Arte Raptor”