Teamwerk is het hart van alle bedrijfsvoering. Nieuwe ideeën, oplossingen en verbondenheid worden allemaal gecreëerd door goede en efficiënte samenwerking.

Om goed (digitaal) samen te werken, wens je een betrouwbaar en door iedereen geaccepteerd platform. Microsoft biedt dan ook één van de meest populaire teamwerkoplossingen aan. Microsoft 365 zorgt voor een aangename integratie tussen chatapplicaties zoals Microsoft Teams en hun wereldwijd gebruikte Office-applicaties zoals Word, Excel en PowerPoint.

Microsoft Teams free

Microsoft 365, een efficiënt en productief ecosysteem

Verschillende maar verbonden applicaties

Iedereen kent ondertussen Word, Excel en PowerPoint. Deze applicaties worden steeds krachtiger en slimmer. Daarbij komen recentere applicaties zoals Microsoft Teams en Microsoft Stream. Stream is een video platform waar je je video’s kwijt kan om die vervolgens (veilig) te delen door jouw organisatie.

Cloud / mobile

Alle applicaties worden handig verbonden door cloud-technologie. Met OneDrive worden bestanden opgeslagen op jouw lokale pc én de servers van Microsoft. Daardoor worden al jouw bestanden mobiel beschikbaar. Al jouw bestanden worden zelfs automatisch van een back-up voorzien. Verwijderde of aangepaste bestanden kunnen tot 93 dagen teruggedraaid worden.

Microsoft 365 Enterprise

Microsoft focust zowel op de consument- als de bedrijvenmarkt. Dat betekent een waaier aan licenties. Grotere organisaties zullen dan ook meestal een Enterprise* licentie verkiezen. Meer info over alle mogelijke licenties vind je hier terug.

(*) Enterprise licenties bevatten Windows 10 én 5 lagen beveiliging om gebruikersgegevens veilig te houden. Microsoft 365 voor individuele gebruikers en Microsoft 365 for Business bevatten enkel de gekende office suite. 

 

Microsoft Teams, hoe dynamisch is té dynamisch?

Om de steeds sneller evoluerende veranderingen binnen de werkvloer op te vangen, zorgde Microsoft voor een zo flexibel en dynamisch mogelijk systeem. Die aanpak vertaalt zich in een moderne interface en het mobiel toegankelijk maken van alle Office applicaties. Maar die flexibiliteit zorgt ook voor een nieuwe waaier aan (zeer veel) mogelijkheden. Zonder de juiste afspraken kunnen die nieuwe mogelijkheden voor ongewenste neveneffecten zorgen.

Een start-up of kleine KMO met een 10-tal werknemers zal onderling duidelijke afspraken kunnen maken zonder tussenkomst van IT. Bij een organisatie met 100 (of 1.000) werknemers ligt dit moeilijker. Daar moet de organisatie en bijhorend de IT-afdeling een duidelijk plan klaar hebben liggen.

Bij Ad Ultima Group hebben we best practices én bijhorende technologie verzameld om die enorme toename aan creatie- en deelmogelijkheden binnen Microsoft 365 de baas te kunnen:

  1. Zorg voor duidelijke regels die bij iedereen gekend zijn
  2. Behoud overzicht en controle op de volledige levenscyclus van een MS Teams kanaal
  3. Vind de juiste balans tussen controle en flexibiliteit

 

De uitdagingen waarop Microsoft 365 een antwoord biedt

Er bestaan verschillende oplossingen waar mensen teamwerk kunnen organiseren. Een samenwerkingsoplossing voldoet dan ook het liefst aan onderstaande voorwaarden.

  1. Een eenvoudige instap

Digitale oplossingen om efficiënter samen te werken komen er in verschillende smaken en kleuren. Een groot deel van die oplossingen werden gemaakt voor programmeurs en/of mensen met wat digitale bagage. Voor een bedrijf in de maakindustrie of bouwsector bijvoorbeeld bezit niet iedereen die knowhow en zijn die oplossingen minder geschikt.

Microsoft staat gekend bij het overgrote deel van de bevolking en is dan ook voor een grotere groep werknemers eenvoudiger aan te leren en te gebruiken. Een eenvoudige instap is dan ook noodzakelijk voor de adaptatie van deze nieuwe en digitale manier van werken.

  1. Out-of-the-box en dummy-proof functioneren

Een tweede voorwaarde is het eenvoudig installeren en in gebruik nemen van de software. Het opstarten van een videogesprek moet ‘out-of-the-box’ werken en elke gebruiker met een basis aan digitale kennis moet zich kunnen navigeren binnen de gebruikersinterface.

  1. Moderne tools voor een moderne generatie

We moeten je niet vertellen dat een nieuwe generatie aan werknemers de werkvloer opstapt. Een generatie die snel en mobiel wenst te communiceren. Geen gedoe met VPN-verbindingen of tools die enkel binnen het netwerk van de onderneming te gebruiken zijn.

Ook de manier van communiceren is snel aan het veranderen. Het moeten wachten tot een collega klaar is met het bewerken van een document is not done. Korte berichtjes, reacties en GIF’s zorgen dan weer voor snelle en luchtige communicatie tussen collega’s. Naast het in real-time samenwerken op Word-documenten kan er bijvoorbeeld in Microsoft Teams een snel duimpje omhoog gegeven worden op een mededeling. Snel, klaar.

  1. Professionaliteit en veiligheid

Een meer dynamische en laagdrempelige manier van samenwerken, betekent niet dat een organisatie moet inboeten op professionaliteit en veiligheid. Tools zoals Microsoft 365 zorgen voor twee-factor authenticatie. Telkens een inlogactie als verdacht wordt aanzien, krijgt de gebruiker een tweede check om zeker te zijn van de authenticiteit. Daarnaast is het geruststellend om weten dat alle communicatie (en het delen van bestanden) op een geëncrypteerde manier verloopt. Ook de controle en het analytisch inzicht waar een IT-afdeling mee kan werken, zorgen nog steeds voor een professionele en veilige manier van werken.